Время управляет нами, пожирая день за днем. Жизнь ускоряется, несделанное множится, счастье откладывается, и это не остановить. Так ощущает время человек, который не привык планировать. И напротив, у того, кто системно организует дела, всегда есть время на досуг и даже «свободные окна» в рабочем распорядке. Почему? И как научиться планировать время правильно?
Чтобы войти в режим планирования, не нужно изучать и составлять сложные диаграммы. Достаточно вечером записывать перечень дел на завтра. Единственное — лучше в электронном виде (в мобильном приложении или в каком-нибудь облачном сервисе). Это гарантирует, что план не потеряется и вносить в список корректировки будет удобнее.
Как планировать время по методу Шваба
Метод Шваба (он же метод Айви Ли) — это простейшая техника тайм-менеджмента, основанная на принципе приоритета, когда задачи в планировании нужно располагать в порядке важности и также их выполнять, примерно рассчитывая необходимое время в минутах.
- В конце каждого рабочего дня планировать шесть дел на следующий.
- Задачи в списке сортировать в порядке их важности.
- Выполнять дела по порядку, не пропуская ни одной строчки.
- Несделанные дела переносить в список на завтра.
- Новые задачи размещать по важности, а не в конец списка.
- Повторять пункты с 1 по 4 каждый рабочий день.
Ставить для каждого дела расчетное время следует в минутах, исходя из общего количество рабочих минут (в России это 480 минут) в день, оставляя небольшой резерв между задачами.
Применять метод Шваба можно не только к организации работы, но и к общественным, домашним и личным делам. В сутках 1440 минут. Если 480 из них уйдут на сон, 120-240 минут — на рутину и семейные обязанности, не менее 210 минут рекомендуется отводить на отдых и «свободное время», то для планирования остается более 500 минут.
Почему метод заслуживает доверия
Возникает вопрос — ну и что тут такого? Подобный список можно просто держать в голове. Это слишком просто, чтобы относиться серьезно. Чтобы ответить критикам, вспомним историю, как этот метод появился.
Американский промышленный и финансовый магнат Чарльз Шваб в 1918 году обратился к бизнес-консультанту Айви Ли с просьбой найти методику повышения эффективности компании. Консультант предложил управляющему звену корпорации именно эту технику планирования времени.
При этом Айви Ли попросил прислать ему плату за консультацию через три месяца в том размере, который Шваб посчитает справедливым. Консультант получил от магната в пересчете на современность 400 тысяч долларов (около 30 миллионов рублей).
Техника позволила бизнесмену существенно повысить доходы в результате того, что менеджмент всегда своевременно решал главное и в целом стал успевать больше за такое же время.
Со временем, благодаря простоте, эта техника тайм-менеджмента распространилась и популярна по сей день.
Почему метод Шваба работает
Сегодня метод применяют как в больших компаниях, так и в маленьких фирмах, а также фрилансеры и домохозяйки. Почему?
Простота. В этом и есть главная сила метода. Не требуется никаких специальных знаний и инструментов, не требуется много времени.
Концентрация. Когда человек знает, что все идет по плану, он не нервничает из-за «вагона и маленькой тележки» несделанного и более качественно выполняет текущее дело.
Приоритеты. Многие эксперты критикуют количество «шесть» и предлагают свои варианты, оперируя к ускорению жизни и цифровизации. Наверное, может быть и десять дел в день, и больше. Суть не в этом. Задача точного одинакового количества дел — научить человека расставлять приоритеты и выделять важное.
Со временем, отказываясь от второстепенного или бесконечно перенося такие задачи на завтра, человек понимает, что на самом деле некоторые из них вообще неважны. А без планирования он мог тратить на подобные задачи массу времени, откладывая действительно важное.
