Мессенджеры давно и прочно стали способом корпоративного общения. Это более демократичный канал рабочего взаимодействия, чем почта, но тоже имеет свои правила. Как быстро нужно отвечать на сообщения, можно ли слать голосовые и использовать эмодзи — разбираемся в цифровом этикете.
Рабочие часы
Деловую переписку в мессенджерах следует вести в рабочее время. При этом стоит учитывать время в том регионе, где живет собеседник.
Отвлекать коллег, партнеров и клиентов от личных дел во внеурочное время невежливо. К тому же многие на ночь кладут телефон рядом с собой, и уведомление может разбудить.
Время на ответ
Мессенджеры подразумевают более быстрый ответ, чем электронная почта. В идеале — не более пары часов. Исключение можно сделать в том случае, если сообщение пришло в нерабочее время.
Если нет возможности или желания отвечать на сообщение, лучше написать, что его видели, но требуется время.
А при ответе на сообщение, которое когда-то было проигнорировано, этикет предписывает извиниться.
Размер сообщения
Мессенджером в основном пользуются на смартфоне, поэтому сообщение не должно быть огромным, максимум два-три абзаца.
Также следует следовать принципу: одно сообщение — одна конкретная завершенная мысль. Не стоит загружать чат обрывками фраз. Собеседник лучше среагирует на одно сообщение, чем на несколько подряд, каждое из которых будет раздражать его звуковым сигналом.
Приветствие
Если имя человека, к которому обращено сообщение, известно, то игнорирование его при приветствии — грубое нарушение норм деловой переписки.
Приветствие лучше не отправлять отдельным сообщением и ждать ответа, чтобы продолжить беседу. В деловой переписке, как в общении по электронной почте, следует в одновременно поздороваться и изложить суть обращения.
В случае, когда общение завязываются впервые, следует тут же представиться самому также в одном сообщении описать краткую суть вопроса.
Эмодзи и мемы
Деловую переписку иногда можно разбавить эмодзи и приличными мемами, но это зависит от собеседника и темы разговора.
Это хороший инструмент для разрядки атмосферы, поскольку демонстрирует эмоциональное участие, но использовать его нужно дозированно. Эмодзи должны быть тактичными, уместными и с очевидным смыслом.
При деловом общении в мессенджерах лучше воспринимается разговорный стиль речи. Однако лучше отказаться от использования сленга и мемов, это может быть воспринято как неуважение и составить о вас негативное впечатление.
От чего точно следует отказаться, это от капслока (прописных, больших букв) — он воспринимается как крик и может вызвать неприязнь.
Грамотность
Писать сложносочиненными предложениями, дотошно расставляя необходимые знаки препинания, не нужно. Чтение подобного текста утомляет. Но полностью пренебрегать правилами правописания тоже нельзя.
Например, можно не ставить точку в конце сообщения. Можно сокращать до разговорного варианта названия компаний и кое-что еще.
Но начинать сообщения лучше с заглавной буквы. Обязательно писать с прописной буквы имена. А если есть сомнения в расстановке запятых, лучше разбить текст на короткие простые предложения.
Если отсутствие точки стало нормой онлайн-общения, то вопросительный знак все еще нужен. Поставленный в завершении сообщения знак вопроса существенно увеличивает шансы на ответ. Без этого знака пунктуации собеседник может просто принять информацию к сведению, не поняв, что его спрашивают.
Перед отправкой сообщения нужно обязательно проверить текст на опечатки, ошибки и автозамены. Их наличие сразу испортит впечатление.
Голосовые сообщения
Использование голосовых сообщений в деловой переписке считается дурным тоном. Собеседник может оказаться на совещании, конференции, в общественном транспорте, где включать аудио не сможет.
Но могут быть случаи, когда ответ действительно удобнее «наговорить». О таком варианте следует договориться заранее.